I nærværende privatlivspolitik beskrives, hvordan SocialNettet behandler de personoplysninger, som vi indhenter og modtager i forbindelse med sagsbehandling, rådgivning og repræsentation af vore kunder.
Anvendelse af personoplysninger
SocialNettet behandler alle oplysninger om den enkelte kunde og dennes sag i overensstemmelse med persondataloven. Vi indhenter alene de persondata, der er tilstrækkelige for at kunne opfylde mål/formål henset til samarbejdsaftalen mellem dig som kunde og SocialNettet.
Registrering
Vi indhenter de personoplysninger, som vi vurderer som værende nødvendige for at kunne kommunikere med dig, samt på bedste vis, rådgive og repræsentere dig i din sag. Vi ønsker at oplyse og fremme din sag bedst muligt.
Vi indhenter følgende oplysninger fra dig ved opstart af sag:
Fulde navn / Adresse / Telefonnummer / E-mailoplysninger / Cpr.nummer.
Dertil sagsakter hvori vi kan blive bekendte med, at der kan forekomme personfølsomme oplysninger om dig, og evt. andre (fx sygdom, handicap, arbejdsforhold, forsøgelse, familieforhold, misbrug, kriminalitet).
Behandling og opbevaring af oplysninger
SocialNettet opbevarer dine data på forsvarlig vis. Vi opbevarer sagens dokumenter og data i et sikkerhedsgodkendt advokat- og sagsstyringssystem, hvor i vi også foretager sagsbehandling. Vi fjernearkivere data på sikker server, hvor alene SocialNettets medarbejdere har adgang. Vores IT-systemer bidrager til at sikre, at vi kun indhenter nødvendig persondata i forhold til din sag.
Vore dataleverandører leverer systemer, der er i overensstemmelse med EUs persondataforordning (GDPR), og vi har indgået databehandleraftale med disse. SocialNettet er som dataansvarlig meget bevidst om korrekt og sikker opbevaring af vores klienters data.
Tavshedspligt
SocialNettets medarbejdere har tavshedspligt, såvel under sagens behandling, som efter ophør af vores samarbejde med dig. Den enkelte medarbejder har underskrevet erklæring herom. Det betyder samtidigt, at vi alene kan drøfte din sag med dig som fuldmagtsgiver og de / eller den fuldmagten rette sig til, fx en kommune. Ønskes det at en fra dit netværk eller familie, løbende orienteres om dit sagsforløb, kræver dette, at du giver skriftligt samtykke hertil.
Registreredes rettigheder
I henhold til persondataforordningen har du følgende rettigheder:
Retten til indsigt
Retten til indsigt indebærer, at du har ret til at se de personoplysninger,
som vi behandler om dig. Du har ligeledes ret til modtage en række
oplysninger om den eller de behandlinger, vi foretager.
Retten til berigtigelse
Retten til berigtigelse indebærer, at du har ret til at få urigtige / forkerte
personoplysninger om sig selv rettet. Herudover har du – under hensyntagen til formålene med en behandling – ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.
Retten til at blive glemt
Retten til at blive glemt indebærer, at du har ret til at få slettet de oplysninger, vi har om dig, fx i forbindelse med sagens afslutning.
Senest 6 måneder efter sagens afslutning, forpligter SocialNettet sig til at slette dine oplysninger, uanset om du har anmodet herom.
Ret til begrænsning af behandling
Retten til begrænsning af behandling indebærer, at du i visse tilfælde har ret til at få begrænset behandlingen af sine personoplysninger, således at oplysningerne ikke må underlægges andre behandlinger end opbevaring.
Ret til dataportabilitet
Retten til dataportabilitet indebærer for det første, at du har ret til at modtage egne personoplysninger, som du har overgivet til SocialNettet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format til personlig brug uden hindring.
For det andet indebærer retten en mulighed for dig til at overføre disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden. Personoplysningerne skal kunne flyttes, kopieres og overføres fra ét IT-miljø til et andet uden hindring, hvis det er teknisk muligt.
Ret til indsigelse
Retten til indsigelse indebærer, at du til enhver tid har ret til – af grunde, der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.
Fysisk arkiv
Fysiske dokumenter opbevares i arkiv, bag flere låse og alarmer. Vi har kameraovervågning samt udrykningsvagt. Alle dokumenter opbevares i op til 6 måneder efter sagens afslutning, hvorefter de makuleres, med mindre andet er aftalt.
SocialNettet foretrækker at alle dokumenter i din sag, modtages og opbevares elektronisk.
Sikker kommunikation
Krypterede mail
Vi korresponderer bl.a. via e-mail. Personfølsomme mails krypteres og sendes sikkert til kunder, myndigheder og samarbejdspartnere. Vi kan fremsende krypterede mails til modtagere, der ikke selv har sikker mail installeret på sin enhed – og tilmed give denne mulighed for at besvare krypteret. Vi logger tidspunktet for modtagelse og åbning af krypterede mails, fx hos kommunen. Herudover kommunikeres via digital post med myndighederne.
Digital underskrift via NemId eller direkte på skærmen
Fuldmagter og samarbejdsaftaler fremsendes med sikker mail, og kunden har mulighed for at underskrive digitalt via NemID. Digitale underskrifter er juridisk gyldige på samme vis som en fysisk håndskrevet signatur.
Websiden
Kommunikation gennem socialnettet.dk sker via en sikker internetforbindelse (https) med SSL certifikat, hvilket anbefales af Datatilsynet. Vi lever op til Datatilsynets krav om krypteret internetforbindelse. Se vores Cookiespolitik
Databehandlere
Vi benytter følgende leverandører af IT systemer og services:
iVision (sagsstyring)
Effihub (klippekort)
Microsoft office 365 message encryption, OME – samt RMail(krypterede mail)
Visma (NemID, håndtering)
Dinero (regnskab, fakturering)
Microsoft Teams (videomøder)
Simply (hosting, web)
Jottacloud (server)
Rettigheder og klagemulighed
Du kan gøre brug af dine rettigheder eller klage over vores behandling af dine data.
Henvendelse herom kan ske til: kontor(a)socialnettet.dk. Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk
Dataansvarlig
SocialNettet
v/Jasper Normann
Bredgade 45
7400 Herning
Telefon 60652785
Mail kontor@socialnettet.dk
Opdateret februar 2022